网站管理制度

学院网站是学院对外的官方网站，学院的信息发布将通过网站传播，以扩大学院的知名度和在社会上的影响，树立学院良好的形象。为了加强对学院网站的管理，特制定本管理制度。
（一）学院网站（www.gxic.net）是在学院院长的领导下，在学院办公室的直接管理和指导下开展工作。
（二）学院网站的管理使用必须遵守国家有关计算机网络管理的规定，网络上不允许从事任何违反国家法律法规的活动。
（三）院网站承担学院各类信息的制作、发布，由网站管理员进行管理。
（四）学院办公室是学院网站信息的最终提供者，所有上网信息必须经有关领导和学院办公室主任或副主任审定。
（五）网站管理员负责网站的具体管理和技术维护，保证网站的安全和正常运行。
（六）学院上传的信息必须由网站管理员做备份，以便查阅学院在网上发布和曾经发布过的信息。
（七）遵守保密纪律，对学院的网络信息分级别进行保密。
（八）学院网站重地非有关人员不得进入，非办公室人员和管理人员不能动用学院网站的计算机和其他相关设备。
（九）学院网站上的信息要及时更新，各处室系部要积极为学院网站提供信息，使网站成为学院各类信息的最先发布者，提高学院网站的知名度。
（十）本制度从2005年6月开始执行。

广西工业职业技术学院办公电话管理规定

为了加强学院各部门办公电话和电话费用的管理，本着既保证工作又厉行节约的原则，特制定本规定。
一、电话安装、使用的管理规定：
（一）学院各部门新装电话需报院长批准后由学院办公室负责统一安装。
（二）原则上每个部门配备一台电话（号码），如有特殊工作需要增加电话（号码），必须报院长批准后方可安装。装配电话分机由后勤处统一拉线。
（三）话机的配置：
1、行政部门新购电话机由各部门按学院规定机型【步步高插卡机，型号：HCD007(148)TSDL】自行配备；
2、各教学系部新购电话机可依部门实际需要自行购买。
3、购买电话机费用列入部门办公经费支出。
（四）行政部门因工作需要须配备和使用传真机的，由院长批准并报学院办公室备案。除发送、接收传真外，日常拨打电话必须使用插卡电话。传真机的维护及耗材由该部门负责。
（五）学院办公室负责对各部门的电话使用情况进行督查，严禁部门和个人私自接装电话机，一旦发现有违反规定的现象，将由学院对该部门处以重罚并追究当事人和部门领导的责任。
（六）各部门不能随意拆移电话机，如确因工作需要拆移话机的，须报主管院领导批准后由学院办公室统一办理。
（七）用ADSL或拨号方式上网的电话专线，由学院办公室和网管员负责管理和督查，该专线不做他用。
（八）因工作需要给考生或家长设置的免费咨询热线电话，须报院长审批后由学院办公室备案。
二、电话费管理规定：
各部门电话费用实行包干使用原则，话费由主管院领导根据工作需要进行话费定额控制。学院办公室按月统计各部门实际话费，并上报各部门主管院领导。
（一）、行政部门电话费定额由学院领导召开院务会议，根据工作性质和工作需要进行核准后由学院办公室备案，具体定额参照附件：《学院各部门电话费用定额表》。
（二）、各教学系部电话费从各系部的日常办公经费中支出。
三、本规定自二〇〇七年十二月一日起执行。

收发室管理制度（试行）

为了加强对学院收发室工作的管理，维护学院正常的收发秩序，特制定本制度。
（一）学院收发室在学院办公室领导下工作，负责征订学院的报刊杂志，接收和分发全院的报刊、信函、汇单等，寄发学院的公信、公函、邮件等。
（二）收发员要做好学院每年各处室订阅报刊杂志的计划并报学院办公室审批。
（三）收发室工作间严禁非工作人员和无关人员进入。
（四）邮局送来的报刊杂志、信件、邮件、汇单等应办理签收登记手续，特快专递、机要信件等应专门登记并及时送达学院办公室及有关领导。
（五）会议通知要随到随送。
（六）办公楼各处室订阅的报刊应送到有关处室，学院领导的报刊、信件、汇单等应送到学院办公室，由学院办公室干事送到有关领导办公室。
（七）寄给学院的重要文件、信件、邮件必须要有签收手续，以明确责任。
（八）无确切地址的公信，应及时送到学院办公室处理。
（九）凡汇款单、包裹单、挂号信等必须由本人凭有效证件（学生证、身份证、工作证）领取并严格执行签字登记手续。
（十）凡因收发员工作疏忽造成的工作失误，由收发员承担责任。
（十一）收发室所用办公用品由收发员报学院办公室审批后领用。
（十二）对可疑信件、邮件等应提高警惕，及时报学院办公室和保卫处处理。
（十三）收发员不能擅自离开工作岗位，要保持收发室工作环境的整洁卫生。
（十四）收发员要耐心解答职工和学生提出的问题，增强责任心和服务意识，提高服务质量。
（十五）本规定由学院办公室负责解释。
（十六）本规定从2004年5月28日开始执行。

学院车辆管理规定

根据我院车辆有限，而随着学院不断发展，用车日益增多的情况，为了做到既保证行车安全，又尽可能满足学院公务用车的需要，科学管理车辆，合理使用车辆，经学院研究，特制定本规定。
（一）学院车辆由学院办公室统一管理，司机由学院办公室统一管理、调配。
（二）学院车辆实行专职司机负责制，车辆由司机负责保养、维护、驾驶。
（三）学院车辆属公务用车，禁止公车私用。
（四）学院车辆主要用于学院领导、中层干部开展公务活动，学生下厂实习和职工子女上学的接送，部门工作需要以及其他由学院领导交办的工作任务等方面。
（五）车辆使用原则上由院办主任或车队长统一调派，如院领导紧急情况下直接用车，司机须在出车后向院办主任或车队长汇报。
（六）中层干部外出办事确属需要，经主管院领导批准，由学院办公室派车。
（七）部门干事外出办事，原则上不派车。确属需要，须经部门领导和主管院领导同意并签发用车申请单，才能向办公室申请用车。
（八）学院领导出差，办公室派车接送。中层及以下干部出差，学院不派车接送。如有三人以上的干部或教师下教学点、实习点或出差需要到车站，经主管领导同意，派车接送。
（九）学院车辆实行定点加油，除特殊情况外，不能在定点油站以外的油站加油。
（十）车辆维修必须经办公室主任同意才能进行维修，办公室主任要对维修项目进行审核并报主管领导审批。
（十一）办公室负责经常对司机进行交通法规和安全知识教育，提高司机遵纪守法意识和安全意识，确保行车安全。
（十二）本规定由学院办公室负责解释。
（十三）本规定从2004年10月18日开始执行。

印章管理规定

为了加强对学院印章的管理，保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝不法行为的发生，特制定本制度。
（一）印章的刻制
学院各类印章的刻制须由院长批准，由学院办公室统一到公安机关指定地点办理刻制手续。
（二）印章的保管
1、学院印章、钢印由学院办公室专人保管；
2、学院各部门印章由各部门指定专人保管；
3、印章保管必须安全可靠，专人保管。
（三）印章的使用
1、经院领导同意签发的以学院名义发出的文件，须加盖学院印章。
2、部门起草的以学院名义发出的文件、函件，须经办公室主任审查、院领导批准后方可用印。
3、部门印章对外不代表学院，只代表学院的具体部门。部门印章的使用须由部门领导同意方可用印，并由专人负责。
4、各种证件、证明需用学院印章或加盖钢印的，须由颁发证件、出具证明的主管部门负责人同意并报主管院领导审批后，方可用印。
5、涉及多个部门对内、对外材料需用学院印章时，相关部门应事先协商一致，须经院领导批准、办公室主任审查后方可用印。
6、学院的一般性对外事务，需使用学院印章的，由办公室主任审核后，方可用印。
7、涉及学院重大利益的有关合同、协议书等的用印，必须经院长批准后方可用印。
8、凡属重要文件、材料等需用印章的，经学院领导批准后办理用印登记手续，方可用印。
10、学院公章一般不能带出院外使用，如因特殊需要，必须经院长批准，由办公室管理印章人员携带前往，用后立即带回。
11、部门因工作需要需大量使用学院印章的，由部门派人将需用印的文件或材料带到办公室用印，并由学院办公室管理印章人员盖印。
12、严禁在空白介绍信、公文纸、信纸以及尚未填写内容的文件上盖印。
13、学生补办证件、签领汇单等需用学院印章的，必须有充足的证明材料，必要时班主任要到场进行说明或证明，方可用印。
14、用章后须详细填写《用章登记表》，有关用印凭据须按时间整理进行保管。